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中小企業の生成AI利用ルール｜最低限決める5項目
この質問への答え
中小企業が社内で生成AIを使うときは、最低限「使ってよいサービスとアカウント」「入力してはいけない情報」「出力の確認」「著作権への配慮」「困ったときの窓口と見直し」の5項目を決めておけば、まず始められます。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」は、業務でAIを使う事業者を「AI利用者」と位置づけ、個人情報や機密情報を不適切に入力しないことや、出力のリスクを理解して使うことを求めています。ルールは長い規程でなくてよく、A4用紙1枚から始めて見直していくのが現実的です。
「社員が勝手にChatGPTを使っているが、何を決めればいいのか」というご相談が増えています。沼津市・三島市周辺の中小企業でもすぐ使えるよう、国のガイドラインと個人情報保護委員会・文化庁の資料をもとに、最低限決める5項目を整理しました。
この記事の要点
- 業務で生成AIを使う会社は、ガイドライン上の「AI利用者」にあたる
- 一番の事故は入力から起きる。個人情報と取引先の情報の線引きを先に決める
- 社外に出す文章・画像は、人が確認してから使う決まりにする
国のガイドラインは、AIを使うだけの会社に何を求めているのか？
「AI事業者ガイドライン」は、総務省と経済産業省がまとめた指針で、最新版は2026年3月31日の第1.2版です。法律ではなく、ガイドライン自身が「非拘束的なソフトロー」と説明していますが、AIを業務で使う事業者が望ましい行動を確認できるものとされています。AIを作る会社だけでなく、事業活動でAIサービスを使う事業者も「AI利用者」として対象に入っています。
| ガイドラインが挙げるAI利用者の事項（要約） | 社内ルールに落とすと |
|---|---|
| 提供元が定めた利用上の留意点を守り、想定された範囲で使う | 使ってよいサービスを決め、規約と設定を確認する |
| 個人情報・機密情報を不適切に入力しない | 入力してはいけない情報を具体的に書く |
| 出力の精度やリスクの程度を理解したうえで使う | 出力は人が確認してから使う |
| 関係者へ合理的な範囲で情報提供・説明する | AIを使ったことを説明できるようにしておく |
社内ルールで最低限決める5項目は何か？
1. 使ってよいサービスとアカウント
会社として認めるサービスを決め、個人の無料アカウントではなく会社が管理するアカウントで使います。入力した内容がAIの学習に使われるかどうかは、サービスの規約と設定で確認します。
2. 入力してはいけない情報
顧客の氏名・連絡先、社員の個人情報、取引先から預かった資料、見積や原価などを例に挙げて書きます。「機密情報は入力しない」だけでは、現場で何が機密か判断できないためです。
3. 出力は人が確認してから使う
生成AIの答えには、もっともらしい誤りや古い情報が混ざることがあります。お客様への文面、数字、法律や制度の説明は、担当者が確認してから社外に出すと決めます。
4. 著作権への配慮
文化庁は、AI生成物を利用する前に既存の作品と似ていないか確認することを求めています。他社の作品名やキャラクター名を入れて似せる使い方は避け、チラシやHPに使う画像・文章は、使った指示文（プロンプト）を残しておくと説明しやすくなります。
5. 困ったときの窓口と見直し
「これは入力していいか」を聞く相手と、誤って入力したときの報告先を1人決めます。ガイドラインも改訂が続いているため、年1回はルールを見直す日を決めておきます。
個人情報を入力すると、何が問題になるのか？
個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、事業者が個人情報を含む指示文を生成AIに入力する場合、利用目的の範囲内かを十分確認するよう求めています。本人の同意なく個人データを入力し、それが回答の出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性があるとも示しています。そのため、入力したデータをAIの学習に使わないことを提供元に確認するよう求めています。
ひとこと：ルールを作っても、社員が個人のスマホで無料版を使えば守られません。禁止するより、会社で使ってよいサービスとアカウントを用意する方が、結果として安全に運用できます。
生成AIを使い始めるまでの進め方と、入力してよい情報の判断基準は生成AIを社内で使い始めるときの進め方の記事にまとめています。
GT.engineerの対応範囲
ルールの文面だけでなく、ルールが守られる環境を一緒に整えます。何が機密かの最終判断と、社外に出す内容の責任は御社に持っていただきます。
- 利用するサービスの規約・設定（学習利用の有無など）の確認
- 会社管理アカウントの設計と、退職時に確実に止める手順づくり
- A4用紙1枚の社内ルール案の作成と、社員向けの説明
- 「これは入力していいか」という日々の判断の相談窓口
よくある質問
Q. AI事業者ガイドラインを守らないと罰則がありますか？
A. ガイドラインは法律ではなく、罰則はありません。ただし、個人情報保護法や著作権法など、既存の法律は生成AIを使う場面にもそのまま当てはまります。
Q. 社員10人ほどの会社でも、ルールは必要ですか？
A. 人数が少なくても、顧客情報を入力してしまう事故は起こりえます。5項目をA4用紙1枚にまとめ、全員が一度読んだことを確認するだけでも効果があります。
Q. AIで作った文章や画像を、チラシやHPに使ってもよいですか？
A. 使うこと自体は可能ですが、文化庁は利用前に既存の作品と似ていないか確認するよう求めています。インターネット検索などで確認し、使った指示文を残しておくと安心です。
Q. 採用や人事評価にAIの出力を使ってもよいですか？
A. ガイドラインは、AIの出力を特定の個人の評価の参考にする場合、AIを使っていることを本人に通知し、人が合理的に判断することを求めています。まずは文書作成や要約など、人の評価に直接関わらない業務から始めるのが無難です。
静岡県東部で相談するなら
有限会社GT.engineer（静岡県三島市長伏52-3）は、沼津市・三島市・清水町・長泉町を中心に、伊豆市・伊豆の国市を含む伊豆地域全体で、ネットワーク・Wi-Fi、サーバー・NAS、防犯カメラ、IT保守を扱っています。生成AIについても、社内ルールの整え方やアカウント管理といった土台づくりからご相談いただけます。
出典：総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（令和8年3月31日。本編「第5部 AI利用者に関する事項」）／個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日）／文化庁「AIと著作権について」（「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」令和6年7月31日）（いずれも2026年9月29日確認）。表の右列と5項目の書き方は、各資料をもとにした実務上の整理です。
